Wywiad z Krzysztofem Bobrowskim Prezesem Zarządu CEO OSG Records Management Group, wiodącej firmy na rynku zarządzania dokumentami papierowymi i elektronicznymi, zabezpieczenia i ochrony danych
Komputery stały się chyba jednym z najpowszechniejszych narzędzi pracy, czy pracownicy firmy w pełni wiedzą jak z nich korzystać?
Z pewności pracownicy potrafią obsługiwać sprzęt biurowy w takim stopniu w jakim wymaga tego stanowisko pracy, ale często nie tylko oni, ale również kadra zarządzająca zapomina o zasadach przedsiębiorstwa, dotyczących korzystania z komputerów. Przechowują oni dokumenty nie w tych katalogach, w których są robione kopie zapasowe przez dział IT. Ponad to zapisują również bardzo dużo innych danych niezwiązanych z pracą, obciążając serwery firmy. Kiedy są niefrasobliwi mogą zgubić lub zniszczyć laptopa. Posiadam na przykład informację, że każdego tygodnia tylko w samych Stanach Zjednoczonych ginie ponad 2.000 laptopów razem z zawartymi na nich danymi. Okazuje się, że w skali całego świata kilkanaście procent komputerów zgubionych przez pracowników jest następnie wykorzystywanych albo do spamowania albo do działań przestępczych. To obrazuje, że komputery stały się krytycznymi elementami procesu pracy, a jednocześnie jakby świadomość ich znaczenia w tym zakresie jest zdecydowanie niedoceniana.
Czy firmy mogą stosować jakąś profilaktykę przed zgubną niefrasobliwością pracowników?
Są dwie możliwości. Pierwsza to ciągła edukacja, ale to jest bardzo absorbujące, a jednocześnie nie gwarantujące pełnego sukcesu. Druga to zapewnienie takiego oprogramowania na komputerze, które będzie praktycznie w bezobsługowy sposób wykonywać kopie bezpieczeństwa. Pracownik z jednej strony będzie miał kontrolę nad tym, co może odtworzyć z backupów, jeśli przypadkowo skasuje ważne pliki, ale z drugiej strony cały proces backupowania będzie automatyczny, a użytkownik nie będzie mógł spowodować jego zatrzymania ani zablokowania.