Wywiad z Krzysztofem Bobrowskim Prezesem Zarządu CEO OSG Records Management Group, wiodącej firmy na rynku zarządzania dokumentami papierowymi i elektronicznymi, zabezpieczenia i ochrony danych
Komputery stały się chyba jednym z najpowszechniejszych narzędzi pracy, czy pracownicy firmy w pełni wiedzą jak z nich korzystać?
Z pewności pracownicy potrafią obsługiwać sprzęt biurowy w takim stopniu w jakim wymaga tego stanowisko pracy, ale często nie tylko oni, ale również kadra zarządzająca zapomina o zasadach przedsiębiorstwa, dotyczących korzystania z komputerów. Przechowują oni dokumenty nie w tych katalogach, w których są robione kopie zapasowe przez dział IT. Ponad to zapisują również bardzo dużo innych danych niezwiązanych z pracą, obciążając serwery firmy. Kiedy są niefrasobliwi mogą zgubić lub zniszczyć laptopa. Posiadam na przykład informację, że każdego tygodnia tylko w samych Stanach Zjednoczonych ginie ponad 2.000 laptopów razem z zawartymi na nich danymi. Okazuje się, że w skali całego świata kilkanaście procent komputerów zgubionych przez pracowników jest następnie wykorzystywanych albo do spamowania albo do działań przestępczych. To obrazuje, że komputery stały się krytycznymi elementami procesu pracy, a jednocześnie jakby świadomość ich znaczenia w tym zakresie jest zdecydowanie niedoceniana.
Czy firmy mogą stosować jakąś profilaktykę przed zgubną niefrasobliwością pracowników?
Są dwie możliwości. Pierwsza to ciągła edukacja, ale to jest bardzo absorbujące, a jednocześnie nie gwarantujące pełnego sukcesu. Druga to zapewnienie takiego oprogramowania na komputerze, które będzie praktycznie w bezobsługowy sposób wykonywać kopie bezpieczeństwa. Pracownik z jednej strony będzie miał kontrolę nad tym, co może odtworzyć z backupów, jeśli przypadkowo skasuje ważne pliki, ale z drugiej strony cały proces backupowania będzie automatyczny, a użytkownik nie będzie mógł spowodować jego zatrzymania ani zablokowania.
Czym są backupy?
Backupy to są automatycznie tworzone kopie zapasowe danych, które aktualnie znajdują się na komputerze. Często się zdarza, że tworzymy nową wersję dokumentu, ale potem okazuje się, że poprzednia wersja była ważniejsza. Bez tworzenia backupów, czyli wersji pośrednich, trudno odtworzyć to, co było wcześniej i to sporo kosztuje: zarówno wysiłku, jak i pieniędzy.
Wielu pracowników sprawdza np. własne konto na komputerach służbowych. Czy takie sprawdzanie jest bezpieczne?
Najbezpieczniej jest używać sprzęt biurowy wyłącznie do celów służbowych. Mało kto jednak tak postępuje. Jeśli systemy informatyczne przedsiębiorstwa są bezpieczne, to również sprawdzanie np. prywatnego konta bankowego jest bezpieczne. Warto jednak mieć świadomość, że wszelkie operacje wykonywane na komputerach służbowych najczęściej są rejestrowane. Zostaje po tym ślad. Dobry system szyfrowania backupów je zabezpieczy, natomiast i tak i tak – one tam będą. Między innymi dlatego, na sprzęcie służbowym nie powinno się robić prywatnych rzeczy.
Jakie straty na świecie i w Polsce powodują pracownicy nieumiejętnie korzystający z komputerów służbowych?
To są straty rzędu miliardów dolarów. Koszt danych zawartych na pojedynczym komputerze to ok. 6 tys. dolarów. Jeśli ginie laptop członka zarządu firmy to straty mogą wynieść kilkadziesiąt, kilkaset tysięcy dolarów. W skrajnych przypadkach może to doprowadzić to utraty całego przedsięwzięcia.
Skala zjawisko jest poważna?
Oczywiście. Można nawet zaryzykować stwierdzenie, że niezabezpieczone komputery są dziś najsłabszym ogniwem w przedsiębiorstwie.
Firmy o tym nie wiedzą?
Część przedsiębiorców posiada nikłą świadomość. Przeważnie laptopy posiadają słabe zabezpieczenia. Mniej niż 8 procent komputerów przenośnych ma wykonywane kopie zapasowe raz dziennie. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że 60 procent krytycznych korporacyjnych danych przechowywanych jest na laptopach, a 28 procent tylko na laptopach. Część przedsiębiorców oczywiście posiada wiedzę na ten temat. Jednak do tej pory procedury wykonywania kopii bezpieczeństwa były mocno skomplikowane i kosztowne w sensie i finansowym i czasowym, więc wiele organizacji, mimo świadomości, w celu obniżenia kosztów decydowała się na ryzyko.
Nie ma więc rozwiązania?
Na szczęście nastąpił postęp technologiczny i są już programy stanowiące remedium. Na przykład firma, którą reprezentuję oferuje usługę EEP (EVault Endpoint Protection), która w nowoczesny, przyjazny i zrozumiały sposób pozwala automatycznie tworzyć kopie bezpieczeństwa z dowolnego miejsca na świecie wszystkich komputerów firmowych. Bezpieczeństwo procesów biznesowych gwarantuje szyfrowanie dysku laptopa, a wszystkie dane przesyłane są zaszyfrowane kluczem klienta. Włączenie kontroli dostępu do portu USB ogranicza możliwość przedostania się informacji do osób trzecich czyli tylko klient może otworzyć swoje dane.
Ta usługa nie jest kosztowna i czasochłonna?
Jeśli laptop kosztuje trzy, cztery, pięć tysięcy złotych, a serwis bezpieczeństwa to wydatek rzędu 30 złotych miesięcznie, to de facto inwestuje się tylko 1 procent wartości laptopa w zabezpieczenie wszystkich danych, które tam się znajdują. Z tego punktu widzenia jest to rozwiązanie tanie. Instalacja zajmuje przeważnie kilka, kilkanaście minut. Nowatorskie podejście do tworzenia kopii bezpieczeństwa sprawia, że odbywa się ono bez zakłócenia pracy użytkownika. To tak naprawdę kluczowe zalety proponowanego przez nas rozwiązania.
Czy EEP ma jeszcze jakieś dodatkowe zalety?
Ważną i wygodną funkcją jest możliwość zdalnego usuwania danych w przypadku kradzieży lub zaginięcia laptopa lub komputera oraz śledzenie komunikacji z serwerem backupu (geolokalizacja). Tak rozbudowana funkcjonalność zabezpieczenia danych jest unikatowa na rynku backupu danych laptopów.
Rozmawiała Jolanta Maria Budniak
Krzysztof Bobrowski Prezes Zarządu CEO OSG Records Management Group Absolwent Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, który ukończył z wyróżnieniem. Kształcił się również w London Business School. Karierę zawodową rozpoczął jako National Sales Director w międzynarodowym koncernie Group 4 Falck. Pracę w OSG rozpoczął w 2001 jako Dyrektor Generalny. Następnie szybko awansował na stanowisko Group COO, a następnie objął funkcje Group CEO. Zrobił z OSG lidera branży zarządzania dokumentami działającego w 11 strefach czasowych, obsługującego miliardy dokumentów i terabajty danych.
